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Verantwortliche Stelle: CARLSEN Verlag GmbH

Geschäftsführer: Renate Herre, Joachim Kaufmann

Datenschutzkoordinatorin: Jutta Scholz (E-Mail: datenschutz(at)carlsen.de)

 

Verantwortliche Fachabteilung:

Presse- und Öffentlichkeitsarbeit 

 

Anrede: Frau

Name, Vorname: Hogrebe, Katrin

Straße: Völckersstraße 14 - 20

Postleitzahl: 22765

Ort: Hamburg

Telefon: 040 / 39 804-273

E-Mail-Adresse: katrin.hogrebe@carlsen.de

 

 

Angaben zur Person des Datenschutzbeauftragten:

 

Anrede: Herr

Titel: Rechtsanwalt

Name, Vorname: Vogelbacher, Michael

Straße: Bahnhofstraße 5

Postleitzahl: 53572

Ort: Unkel

Telefon: 0171 / 9760212

E-Mail-Adresse: Michael.Vogelbacher(at)consileo.de

 

 

Vorbemerkung:

 

Die nachfolgende Datenschutzerklärung gilt für alle mit der Pressestelle von Carlsen in Kontakt tretenden Personen – unabhängig davon, ob sie Autoren, Illustratoren, Grafiker, Journalisten, Blogger, Rezensenten, Multiplikatoren, Pädagogen, Buchhändler, Kollegen anderer Verlage, Veranstalter, Jurymitglieder, Literatur- oder PR-Agenten oder sonstige im Tätigkeitsfeld agierende Personen sind.

Zur Vereinfachung wird im Folgenden lediglich von Multiplikatoren gesprochen. Gemeint sind damit alle Personen, die sich für die Bekanntmachung unserer Autoren und die Verbreitung unserer Bücher engagieren und deren persönliche Daten zu diesem Zweck dv-technisch erfasst und verarbeitet werden.

Mit dieser Datenschutzerklärung möchten wir alle Multiplikatoren über den Umgang mit ihren personenbezogenen Daten informieren. Der Datenerhebung, -verarbeitung oder -nutzung liegen folgende Zweckbestimmungen zugrunde: Neben dem allgemeinen Geschäftszweck sind dies v.a. Informationsversand (Pressemitteilungen, Versand von Vorschauen und Veranstaltungsfoldern, Mailings und allgemeine Kommunikation), Versand von Rezensionsexemplaren (print und digital) sowie Einladungen zu Veranstaltungen.

Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung ist gemäß Art. 6 DSGVO zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen, insbesondere dann, wenn es sich bei der betroffenen Person um ein Kind handelt.

 

Folgende Empfängerkategorien können diese Daten einsehen: Mitarbeiter der Presseabteilung der Carlsen Verlag GmbH, ggf. Mitarbeiter anderer Abteilungen, Auszubildende, alle Mitarbeiter mit Zugriff auf unsere Datenbank KNO VA Presse/Pondus. Außerdem Mitarbeiter des Anbieters des Newsletter-Systems Episerver GmbH, Wallstraße 16, 10179 Berlin und der PONDUS GmbH, Am Graswege 6, 30169 Hannover, deren Software wir verwenden, sowie Mitarbeiter unserer Auslieferungen KNO Koch, Neff & Oetinger GmbH, Industriestraße 23, 70565 Stuttgart, Buchzentrum AG, Industriestraße Ost 10, CH-4614 Hägendorf und Mohr Morawa Buchvertrieb GmbH, Sulzengasse 2, A-1230 Wien.

(1) Mit der ersten Kontaktaufnahme nimmt der Verlag personenbezogene Daten auf. Dabei handelt es sich u.a. um folgende Angaben: Name, Vorname, Kontaktdaten wie Adresse, Telefon- und/oder Faxnummern, E-Mail-Adresse, Beruf und weitere dem Verlagszweck und der Geschäftsbeziehung dienende Daten, wie z.B. weiterführende Posten und ehrenamtliches Engagement, vorherige berufliche Stationen sofern bekannt, besondere Erreichbarkeiten oder individuelle Arbeitsweisen sowie berufliche Interessensschwerpunkte.

(2) Sonstige Informationen zu den Multiplikatoren werden vom Verlag grundsätzlich nur verarbeitet oder genutzt, wenn sie zur Förderung des Verlagszweckes notwendig sind und keine Anhaltspunkte bestehen, dass die betroffene Person ein schutzwürdiges Interesse hat, das der Verarbeitung oder Nutzung entgegensteht.

(3) Mit der Zusammenarbeit erklärt sich der/die Multiplikator/in einverstanden, dass die im Zusammenhang mit der Tätigkeit für den Verlag benötigten personenbezogenen Daten unter Berücksichtigung der aktuellen gesetzlichen Vorgaben für den Verlag erhoben, verarbeitet und genutzt werden. Ohne dieses Einverständnis kann eine Zusammenarbeit nicht begründet werden.

(4) Auskünfte zu den personenbezogenen Daten erteilen die oben genannten Personen unter: datenschutz(at)carlsen.de.

(5) Die überlassenen personenbezogenen Daten werden ausschließlich für Verlagszwecke verwendet. Hierzu zählen insbesondere die Verwaltung des Rezensionswesens sowie die Verarbeitung zum Zwecke der verlagsseitig intendierten Öffentlichkeitsarbeit (z.B. Versand von gedruckten oder elektronischen Rezensionsexemplaren und Informationen wie Pressemitteilungen, Vorschauversand, Mailings, Informationen zu Autorenveranstaltungen, Preiseinreichungen, Kommunikation sowie Einladungen zu Veranstaltungen mit der entsprechenden Dokumentation durch Teilnahme- und Anwesenheitslisten usw.). Eine anderweitige Verarbeitung oder Nutzung (z.B. Übermittlung an Dritte) ist – mit Ausnahme der erforderlichen Weitergabe im Sinne des Verlagszweckes, beispielsweise bei gemeinsamen Einladungen zu Pressebörsen im kollegialen Verbund oder in der Zusammenarbeit mit externen Presseagenturen, die im Auftrag des Verlages handeln – nicht zulässig. Ausgenommen sind darüber hinaus Übermittlungen, zu denen der Verlag rechtlich verpflichtet ist (z.B. im Rahmen des Angestelltenverhältnisses u.Ä.).

(6) Außerhalb der internen Verarbeitungsregeln gemäß Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) erfolgt keine Verarbeitung oder anderweitige Nutzung der überlassenen personenbezogenen Daten. Innerhalb der internen Verarbeitungsregeln werden die oben genannten Empfängerkategorien in die Verarbeitung der personenbezogenen Daten involviert, darunter auch Episerver, ein Newsletterversandsystem, welches im Sinne des berechtigten Interesses des Auftraggebers automatisierte Entscheidungsfinder (inclusive profiling) einsetzt.

(7) Die personenbezogenen Daten werden nur so lange gespeichert und verarbeitet, wie dies für die Zwecke, für die sie gewonnen wurden, notwendig ist oder um rechtlichen Anforderungen bezüglich Berichterstattung oder Aufbewahrung von Dokumenten zu genügen.

(8) Jede/r Multiplikator/in hat das Recht, der Verarbeitung seiner/ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen sowie vom Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde Gebrauch zu machen.

(9) Multiplikatoren haben das Recht auf unentgeltliche Auskunft über ihre gespeicherten Daten sowie ggf. ein Recht auf Berichtigung, Sperrung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenportabilität oder Löschung dieser Daten. Ausgenommen hiervon bleiben Daten, deren Berichtigung, Sperrung oder Löschung gesetzliche, satzungsmäßige oder vertragliche Aufbewahrungsfristen entgegenstehen oder die für Zwecke der Abrechnung gespeichert werden müssen.

(10) Angestellte des Verlags werden zur Einhaltung des Datenschutzes der personenbezogenen Daten verpflichtet und regelmäßig geschult.

(11) Zum Schutz vor Verlust der personenbezogenen Daten sind entsprechend der DSGVO Vorkehrungen getroffen, soweit dies mit technisch und wirtschaftlich vertretbarem Aufwand möglich und wirksam gegen unberechtigten Zugriff, Veränderung, Zerstörung oder Verlust, unerlaubte Übermittlung oder anderweitig unerlaubte Verarbeitung und sonstigen Missbrauch ist.

(12) Es besteht keine Verpflichtung seitens des Betroffenen zur Bereitstellung seiner Daten.

(13) Beabsichtigt der Verantwortliche, die personenbezogenen Daten für einen anderen Zweck weiterzuverarbeiten als den, für den sie erhoben wurden, so hat er der betroffenen Person vor dieser Weiterverarbeitung Informationen über diesen anderen Zweck und alle weiteren maßgeblichen Informationen zur Verfügung zu stellen.

Aufgrund aktueller Gegebenheiten, wie z.B. einer Änderung der einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen, wird – falls nötig – diese Datenschutzerklärung aktualisiert.

Stand der Erklärung: Januar 2019

 

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